6 Cool Molntjänster: Privatekonomi

6 Cool Molntjänster: Privatekonomi
av Ted Need - 2013/09/10

Bokföringsprogram kan vara ett otroligt användbart verktyg, oavsett om du arbetar för ett företag eller om du bara vill hålla bra koll på din personliga ekonomi. Under det senaste året eller så, har mer och mer redovisnings rört sig in i molnen, för bekymmersfri programvara underhåll, automatisk säkerhetskopiering och snabb åtkomst från en dator eller mobil enhet var som helst. I denna roundup, tar vi en praktisk titta på sex populära molnbaserade redovisningslösningar: Quickbooks Online, Freshbooks, Kashoo, KashFlow, Sage One, och Xero.

En kort historia av redovisning, Från Quill Pen till molnet

Ingen egentligen tycker om att göra bokföring. Detta uttalande gäller även för de flesta revisorer! Det tråkiga uppgiften har funnits i årtusenden. Vissa tror att formella redovisningen har sitt ursprung i det gamla Mesopotamien mer än 7000 år sedan för att hålla reda på handeln med spannmål och hjordar av djur.

Eftersom verksamheten blivit mer komplex, så gjorde behovet av att hålla bokföring. Den dubbel bokföring system för redovisning beskrevs av Luca Pacioli i början av 1300-talet. Och som affärstransaktioner fortsatte att bli mer komplicerad, så gjorde det system för att hålla reda på dem. På senare tid, bilden av en person böjd över en huvudbok med en penna och grön eyes omedelbart identifierade arbetaren som en bokhållare, tediously in debet och kredit.

Datorer förändrat allt detta, med början med de bokföringsmaskiner från 50-talet och de senare stordatorer och minidatorer av 60-talet och 70-talet.

Den första stora stor förändring i redovisning, dock hände med uppfinningen av den personliga datorn. Tillsammans med spel, elektroniska checkhäften var bland de första PC-program för att bli populär, följt av systemen en skriv check och sedan av riktiga dubbel bokföring system.

Idag är de flesta företag från små deltids hem baserade ettor till stora företag är beroende av datorer för att utföra sin bokföring. Med din affärshandlingar lagras på en dator som inte bara hjälper dig att hålla koll på intäkter och hur ditt företag gör, men det är också en verklig tid och pengar sparare när inkomstskatt tiden rullar runt. Du kan gå in på i stort sett alla kontorsmaterial eller stor låda butik och gå ut med bokföringsprogram.

Varför Cloud Accounting kan vara bättre

Men under det senaste året eller två, utför din bokföring i molnet har verkligen tagit fart. Det finns inget behov av säkerhetskopiering eller uppdatering av programvaran. Det är allt tas om hand för dig i molnet.

Vad mer, med de flesta molnbaserade redovisningssystem, kan du skriva in transaktioner, granska rapporter, och även skicka fakturor från där du är, med hjälp av en dator, en smartphone eller surfplatta. Vissa redovisnings leverantörer även leverera en blygsam redovisningssystem gratis, om dina behov är enkla nog. Med andra, du betalar en månadsavgift, i stället för att köpa programmet i förskott och betala för årlig uppdatering.

Här är ett halvt dussin molnbaserade redovisningssystem som du kanske vill överväga om du är ute efter att flytta dina finansiella poster till molnet, eller att byta från en befintlig online-system som inte är att möta dina behov.

Tänk dock på att vissa av dessa erbjudanden är från företag i andra länder. För det mesta kommer detta inte att vara ett problem. Men om ditt företag samlar in moms, kan ett visst paket inte kan tillgodose dina behov. På ett mer positivt, de flesta av de leverantörer som vi tittat på erbjuder gratis prövningar av sina program, med endast Intuit som kräver att du anger kreditkortsuppgifter för att få tillgång till rättegången.

SPCS Online

Intuit Quickbooks är förmodligen den mest allmänt erkända bokföringsprogram i världen för små företag och personligt finansiering. PC-versionen av Quickbooks har flera utgåvor finns, med funktioner som ökar tillsammans med priset. Dra nytta av Intuit s decenniers erfarenhet av bokföringsprogram, SPCS Online följer samma modell. (För utökade utsikt över skärmdumpar till höger, klicka på bilderna.)

Quickbooks Online Enkel start är det billigaste upplagan, på $ 12,95 per månad. Men gör det bara en enda användare. Den tre-användare Online Essentials dyker priset upp till $ 26,95 per månad, medan den fem-användare Online Plus kostar $ 39,95 i månaden. Det finns också en version av Essentials med SPCS Lön för $ 65,95 per månad och Online Plus med Lön för $ 78,95 per månad.

I alla dessa versioner, mobila apps finns för iOS-enheter, Android-enheter, och även Blackberry-telefoner. Intuit gör försiktighet att inte alla funktioner som finns i de mobila versionerna, men det behöver inte peka ut exakt vad det är. Så om du räknar med att köra Quickbooks Online enbart via en smartphone eller surfplatta måste du kontrollera om några funktioner som du anser vara viktigt är frånvarande.

Även om varje upplaga av Quickbooks Online ups antalet användare, också läggs funktioner. Till exempel, den billigaste utgåvan, Online Enkel start, ger det minsta antalet rapporter, ger den inte lager eller inköpsorder, och det kommer inte låta dig göra tidredovisning eller generera 1099s. Du kan inte heller skapa beräkningar med denna version eller utföra budgetering. Dessa funktioner läggs till när du rör dig uppåt genom de dyrare upplagor, med Online Plus med Lön ger den mest omfattande svit av uppgifter och rapporter.

Quickbooks Online var den enda tillämpning av de sex testade vi som insisterade på oss att ge kreditkortsuppgifter för att få en gratis testperiod. När du gör detta, är du också bemyndigande Intuit till auto-bill du varje månad efter rättegången, om inte eller tills du avslutar ditt konto. Ingen av de andra leverantörer ingår här krävs ett kreditkort i förskott. Du får inte detta ett problem, många användare inte. Men i allmänhet, ogillar vi någon "Prova gratis" erbjudande som fakturerar oss om vi inte vidtar åtgärder.

Freshbooks

Det finns ett gammalt talesätt som "du inte kan få någonting för ingenting." Det må vara sant, men Freshbooks ger dig en ganska trevlig grundläggande molnbaserat redovisningssystem gratis. Naturligtvis, som med många "gratis" erbjudanden, det finns en hake. Den fria versionen har några ganska låga gränser. Du är begränsade till hur många kunder du kan få (tre), hur många ytterligare personal kan komma åt redovisningssystemet (ingen), oavsett om du automatiskt kan importera kontoutdrag (du kan inte), och projektfunktioner (ingen) . Om du vill ha dessa funktioner, du kommer att få betala för dem, med planer varierar från "Planta" på $ 19,95 i månaden till "Mighty Oak" på $ 39,95 per månad.

Freshbooks ligger i Kanada, vilket inte är ovanligt med molnbaserade programleverantörer. Inte heller har du att vara i ett fast läge. Säljaren erbjuder gratis appar för iOS och Android som låter dig komma åt dina Freshbooks konto från var som helst du har tillgång till internet.

Som med många av de molnbaserade redovisnings leverantörer som har vuxit upp under de senaste åren, är Freshbooks stark i vissa områden, men inte så mycket i andra. Den är stark i faktureringsfunktioner, vilket ger en hel del anpassning och möjligheten att lägga till din egen logotyp på fakturor (även om du inte kan dölja Freshbooks logotyp på fakturor som skapas med den fria versionen). Du kan ta emot elektroniska betalningar via PayPal och andra processorer betalning samt kreditkortstransaktioner. Och Freshbooks kan du lägga moms på dina fakturor, förutsatt att betalningarna måste anmälas till flera beskattningsmyndigheterna.

Om du tar ut på en tid och kostnad basis, kommer du att uppskatta de resurser som Freshbooks har inom dessa områden. Freshbooks har inte dussintals rapporter, men de som den gör erbjudandet är väl genomtänkt och mycket användbar.

Och om du behöver en förmåga att Freshbooks själv inte erbjuder, är det praktiskt att leverantörspartners med dussintals andra applikationsleverantörer som ger utökade möjligheter till redovisningssystemet.

Kashoo

Redovisning måste vara en populär aktivitet i Kanada. Simply Accounting, från Sage Software, är en av de mer populära detaljhandeln redovisningssystem, och Freshbooks tillhandahålls av en kanadensisk leverantör. Så är Kashoo, som ligger i Vancouver, BC.

Kashoo har en enkel prissättning schema: $ 20 per månad om du betalar varje månad eller $ 192 per år om du betalar på årsbasis. För detta får du en ganska funktionsfyllda system som är lätt att använda och ger dig möjlighet att utföra de vanligaste bokföringsuppgifter, inklusive fakturering, registrering inköp och utföra försoning.

Applikationen erbjuder en mängd olika användbara rapporter inklusive finansiella rapporter, och du kan skriva ut checkar. Kashoo ger inte ett elektroniskt betalnings väg som PayPal, men du kan använda en av de många tillgängliga och helt enkelt spela in dessa betalningar i Kashoo systemet. Du kan också exportera data till Excel om du vill genomföra än den som Kashoo erbjuder analys, och det finns en fin instrumentpanel som kan anpassas för att inkludera de data som du känner är nödvändigt för en snabb övergripande sammanfattning av vad som händer ekonomiskt i ditt företag eller ditt ekonomiska liv.

Kashoo erbjuder möjligheten att hantera flera valutor, och en iPad-version finns tillgänglig i Apples App Store.

Kashoo inte tillhandahåller funktioner som lager eller löner. Så om du behöver dessa funktioner, och du behöver lägga till dem från andra leverantörer, kan programvaran inte vara ditt bästa val. Men det finns en gratis testperiod, och du är inte tvungen att lämna kreditkortsinformation. Så det skadar inte att ge Kashoo en titt.

KashFlow

Som med många av ansökningarna i denna roundup, är KashFlow tänkt att fungera som ett generiskt redovisningssystem. Som sådan ger den fakturerings-och inköpsorder, samt kund-och leverantörsfiler till stöd för dessa uppgifter. Du kan ställa in listor med tjänster eller varor med priser, så skapa en faktura är enkelt. Du kan också utföra en blygsam mängd redigering av formatet faktura, generera tryckta fakturor som ska postas, och skapa de fakturor som PDF-filer som ska skickas.

Ett farthinder som kan uppstå är att medan du kan ställa KashFlow att hålla allt i US-dollar, är dess skatte strategi europeisk hjälp av moms (mervärdesskatt) och CIS, som är en skatt i Storbritannien på byggindustriföretagen. Du kan ställa in US moms med lite kludging, men om ditt företag är i ett område med flera skattesatser, kan du finna KashFlow besvärliga att använda.

KashFlow kan du också generera uppskattningar och offerter. Du kan konvertera en offert eller uppskattning till en faktura om citatet / uppskattning accepteras, och fakturor kan ha egna fält. Så du kan lägga till objekt som faktura inställning standarden spelar ingen ge. Du kan ställa in flera bankkonton, och ladda upp uttalanden i KashFlow hjälp av CSV-filer. Du kan också skriva in uppgifter, men KashFlow skriver inte ut checkar eller ge infödda betalning via e-betalningsleverantörer som PayPal. Det finns många tillägg som finns för att ge detta stöd, samt utför löne (även amerikanska lönelistan), CRM och andra funktioner som aren? T faktiskt en del av KashFlow. Du kommer att få betala för dessa extra tjänster direkt till säljaren leverera dem.

Applikationen ger många rapporter, men ett betydande antal av dessa kommer att ha liten betydelse eller tillämplighet på användare i USA. KashFlow ligger i Storbritannien, så inte bara är de rapporter riktade mot europeiska företag, men så är prissättningen. KashFlow faktureras på en och samma månadskostnad, oavsett hur många kunder eller leverantörer som du har, eller antal fakturor som du genererar. Men det enda månadskostnad på £ 18 inte översätter till $ 18. Vad du faktiskt får ut beror på växelkursen vid tidpunkten din avgift behandlas.

Sage One

Sage Software är en av de största mjukvaruföretagen i världen. Peachtree Accounting, nu omdöpt Sage 50 Redovisning, är bland de mest använda ekonomisystem för små företag.

Sage One är en helt molnbaserad redovisning ansökan även riktade mot små företag. Handikappanpassad med en tablett eller smartphone (eller en bärbar dator) från varje plats där det finns en internetuppkoppling, Sage One kan du ställa in projekt och uppgifter som kan nås (med beviljande av rätt behörighet) av andra medlemmar i din verksamhet och ditt klienter. Du kan använda denna arbetsyta för att kommunicera med kunder och dela filer.

Sage Man behöver inte ha alla funktioner i PC-baserade Sage 50 Redovisning. Du kan skapa fakturor och ta emot betalningar, spåra tid och kostnader, och det finns en bra instrumentpanel som visar status för din verksamhet. Men om du behöver löner eller inventering, måste du vända någon annanstans för det. (Sage erbjuder även dessa som valfria tjänster som inte ingår i Sage One).

Som med de övriga redovisnings apps i denna roundup, erbjuder Sage en gratis provversion av Sage One, och inte kräver kreditkortsinformation, så det är inte svårt att ge Sage One ett försök och se om det kommer att vara värt $ 24 en månad avgift till dig.

Xero

Xero s tagline är "Beautiful bokföringsprogram." Jag är inte säker på att det är en egenskap jag skulle specifikt titta efter när du väljer en redovisning ansökan. Ändå ser bra skadar aldrig om det inte ske på bekostnad av funktionalitet.

Xero, som ligger i Nya Zeeland, är ett bevis på att molnet gör den faktiska fysiska placeringen av en leverantör en omtvistad fråga, så länge ansökan uppfyller dina behov. Och, om man antar att dessa behov är relativt blygsamma, bör den göra det och till ett pris som du har råd.

Prissättning löper från $ 19 per månad till $ 39 per månad, beroende på beror på hur många transaktioner per månad som du räknar med att utföra. Vid $ 19, kan du skicka fem fakturor, betalar fem räkningar, och förena 20 punkter på ditt kontoutdrag. En andra plan på $ 29 per månad, väcker dessa gränser i hundratals, medan $ 39 per månad planen lägger flera valutor kapacitet.

Xero faktiska redovisningsfunktioner varierar från utmärkt i vissa områden, (som fakturering) till basic. Lön erbjuds, men det gör faktiskt inte räkna kontrollerna, du måste göra det manuellt och ange beloppen. Det finns gott om partnerföretag som integrerar med Xero, exempelvis ADP, om du behöver ett riktigt lönesystem.

Dessutom kan Xero ut verkliga kontroller, det är inte begränsat till elektroniska betalningar.

Vill du veta mer om hur cloud computing kan hjälpa till att lindra ditt arbetsliv? Kolla in "Att arbeta i molnet"-serien för att lära sig mer.